A székhelyszolgáltatók az ügyfeleik számára nemcsak székhelyet biztosítanak, hanem a cégiratok és egyéb adminisztratív teendők elvégzését is vállalják. Éppen ezért számos vállalkozás költségtakarékossági és hatékonysági megfontolásból vagy üzleti tevékenységének jellege miatt úgy dönt, hogy állandó iroda és személyzet fenntartása helyett egy erre specializálódott társaság segítségét veszi igénybe. A téma aktualitását ezért egyrészt a terület népszerűsége, másrészt viszont az elmúlt években bevezetett szigorú szabályok adják, amelyek nem titkolt célja, hogy gátat szabjanak a lehetséges adóelkerülésnek és visszaéléseknek.
A Nemzeti Adó-és Vámhivatal (NAV) kiemelt ellenőrzési területei közé tartozott 2020-ban a székhelyszolgáltatással foglalkozó, valamint az azt igénybe vevő cégek jogkövetésének ellenőrzése. Idén ugyan ezek a cégek nem kaptak kiemelt fókuszt az általános NAV ellenőrzések szempontjából, azonban a szolgáltatási területre vonatkozó szabályok további szigorításával már a NAV-on belül működő Pénzmosás és Terrorizmusfinanszírozás Elleni Iroda („NAV Pénzmosás Elleni Iroda”) is egyre fokozódó intenzitással és szigorral folytat ellenőrzéseket a tevékenység végzőivel szemben. Sőt, számos esetben bírságot is kivet a székhelyszolgáltatási tevékenységgel foglalkozó vállalkozásokra, amennyiben hiányosságot talál.
Az átláthatatlan és jogszerűtlen működés mára már nem kifizetődő, ugyanis súlyos következményekkel nézhetnek szembe azok, akik nem felelnek meg az előírásoknak. Az alábbiakban általános jelleggel áttekintjük a vonatkozó szabályok alakulását és azt, hogy milyen követelményeknek kell megfelelniük a székhelyszolgáltatóknak, ha jogszerűen akarnak működni. Cikkünk végén a NAV Pénzmosás Elleni Irodájának ellenőrzési megállapításait és bírságolási irányait tekintjük át.
I. A székhelyszolgáltatásra vonatkozó rendelet
A visszaéléseket követően 2017-ben sor került az intézmény részletes jogi szabályozására. A szabályozás keretét a székhelyszolgáltatásról szóló 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet („Rendelet”) adja, amely az alábbiak szerint rögzíti a tevékenység megkezdéséhez szükséges feltételeket.
- Székhelyszolgáltatóval kapcsolatos követelmények
Főszabályként székhelyül olyan ingatlan szolgálhat, amely a szolgáltató kizárólagos tulajdonában áll, vagy amelyre a használati jogát az ingatlan-nyilvántartásba bejegyezték. Ha fentiek nem teljesülnek, a tevékenység csak akkor végezhető, ha az ingatlan tulajdonosa ehhez írásban hozzájárul és az alábbi feltételek valamelyike fennáll:
- a megbízó és a megbízott kapcsolt, jelentős tulajdoni részesedésű vagy egyéb részesedési viszonyban lévő vállalkozások,
- székhelyszolgáltató a cégjegyzék adatai között mint kézbesítési megbízott van bejegyezve, vagy
- a felek között a székhelyszolgáltatáson túlmenően tartós könyvvezetési megbízási jogviszony is fennáll.
- Székhely biztosítására irányuló megbízási szerződés megkötése
A Rendelet szerint az érintett társaságoknak székhely biztosítására irányuló megbízási szerződést kell kötniük egymással. A megállapodás csak határozatlan időre jöhet létre (kivéve, ha a megbízó működése határozott időre szóló) és a felek a szerződéskötést követő egy éven belül a rendes felmondás jogát sem gyakorolhatják.
A megállapodás kötelező tartalmi elemei az alábbiak:
- azoknak az iratoknak a megnevezése, amelyet a vállalkozás a székhelyen kíván őrizni, rendelkezésre tartani,
- a megbízott székhelyszolgáltató kötelezettségvállalása arra vonatkozóan, hogy az érintett társaság cégtábláját az ingatlanon jól látható módon elhelyezi, valamint iratait és ingóságait a többi irattól és ingóságtól elkülönítve tárolja, továbbá a megbízó iratjegyzékéről és ingóságainak jegyzékéről naprakész nyilvántartást vezet.
- Megbízó cég kötelezettségei
A megbízó cég köteles az adóhatóság felé bejelentést tenni székhelyszolgáltatás igénybevételéről, vagy a szerződés változásáról. A bejelentés megtétele a létesítéstől vagy a változástól számított 15 napon belül esedékes.
- Székhelyszolgáltató további kötelezettségei
A Rendelet alapján a megbízottat további kötelezettségek is terhelik; ezek közé tartozik a megbízónak címzett postai küldemények átvétele, valamint a társaság erről való értesítése. Az értesítési kötelezettség a megbízót érintő hatósági kényszerintézkedésekkel kapcsolatban is fennáll.
II. Új kötelezettségek a Pmt. alapján
A szolgáltatóknak tehát 2017 óta feladatuk, hogy a fenti szabályoknak megfeleljenek, azonban a tevékenységüket üzletszerűen folytató vállalkozások 2020. január 10-től a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény („Pmt.”) hatálya alá is tartoznak. A Pmt. alapján a tevékenység végzésére vonatkozó szándékot a NAV Pénzmosás Elleni Irodájának is be kell jelenteni, csatolva a belső szabályozó dokumentumokat is.
A fentiek mellett a székhelyszolgáltatóknak a bankokhoz és a könyvelőkhöz hasonló ügyfél-azonosítási és átvilágítási eljárást kell végezniük ügyfeleik, vagyis a megbízó társaságok vonatozásában. Ennek keretében többek között ügyfeleik tényleges tulajdonosát is be kell azonosítaniuk. Tényleges tulajdonos többek között az a végső természetes személy, aki az adott vállalkozásban közvetlenül vagy közvetve legalább 25%-os szavazati joggal vagy részesedéssel rendelkezik (a pontos meghatározás a Pmt-ben található).
III. NAV felügyeleti tevékenysége, ellenőrzési tapasztalatok
A Pmt. előírásainak való megfelelés felügyeletét a székhelyszolgáltatóknál is – ahogy például a könyvelőknél, adószakértőknél – a NAV Pénzmosás Elleni Irodája biztosítja. Az elmúlt időszakban több ellenőrzés történt az ország egész területén, melyekkel kapcsolatban a tipikus ellenőrzési megállapítások a következők voltak:
– Pmt. szerinti nyilvántartásbavételi kötelezettségét nem teljesítette,
– nem jelentette be azt a személyt, aki az ún. kijelölt személy (aki a Pmt. szerinti belső szabályzatnak megfelelően a bejelentési kötelezettséget teljesíti) vagy a bejelentés hiányos volt,
– nem működött együtt a székhelyszolgáltató az ellenőrzési irodával,
– hibás volt a székhelyszolgáltató belső kockázatértékelése, vagy az ügyfél-átvilágítási gyakorlata, vagy
– a székhelyszolgáltató a pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedésekről szóló 2017. évi LII. törvény egyéb rendelkezéseit sértette meg.
A NAV Pénzmosás Elleni Irodája a fenti hiányosságok kapcsán az esetek túlnyomó többségében kizárólag figyelmeztette a székhelyszolgáltatót, azonban előfordult több olyan eset is, amikor pár százezer forintos bírságot szabott ki.
Az előbbiek alapján tehát amikor egy cég megbízható székhelyszolgáltatót keres, érdemes a fenti feltételekről egyeztetnie és akár a NAV Pénzmosás Elleni Irodájának határozatait is ellenőriznie, hiszen egy esetleges adóellenőrzés keretében is nagyobb eséllyel lehet számítani egy egyébként is magas színvonalú szolgáltatást nyújtó társaság segítségére, támogatására.
(This article was prepared with the assistance of Opus Legal. Thank you for the help!)